Créateurs et dirigeants d’entreprise : 10 conseils pour réussir

    La création d’une société ou la gestion d’une entreprise au long cours n’est pas un long fleuve tranquille. Le chef d’entreprise seul ou à la tête d’une structure plus grande doit être capable d’appréhender des métiers indispensables à son développement et à la fois très différents comme : le commerce, la gestion, la communication, le marketing, le management, (la liste est longue) et bien sûr son métier en direct. Un chef d’entreprise seul ou à la tête d’une équipe n’aura pas le même travail en termes d’organisation des tâches. Au détour de nombreuses expériences voici une liste de 10 conseils ou points de vigilance (non exhaustifs) à observer :

    SOMMAIRE

    1 – Gérer et organiser son temps

    La gestion du temps est un facteur essentiel dans l’organisation du chef d’entreprise. Nous croisons trop de dirigeants qui se disent débordés ou qui manquent de réactivité dans leurs échanges avec leurs clients ou partenaires. Cela peut alors avoir des effets catastrophiques sur leur activité. Prenons l’exemple de professionnels qui mettent plusieurs jours, voire des semaines à établir un simple devis à leur client.

    Il existe alors des moyens simples pour organiser vos tâches et ainsi gagner un temps précieux à la réalisation de certaines tâches. Nous pourrions citer à ce stade la méthode GTD (Getting Things Done) qui est une méthode qui vous permettrait d’accroître vos capacités d’organisation. Pour les professionnels qui souhaitent se faire accompagner dans la structuration d’un process de ce type n’hésitez pas à nous consulter.

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    Gestion des tâches et des priorités

    Sans aller jusque-là, une simple liste des tâches (to do list) est un bon point de départ. Une fois cette liste créée, faut-il encore en définir ses priorités. La liste des tâches est alors à ordonner selon les priorités à définir. Tout n’est pas forcément chronologique, et certains sujets plus urgents que d’autres nécessitent une attention particulière du dirigeant d’entreprise. Ceux-là devront être traités de manière prioritaire, sans pour autant laisser les autres de côté.

    Procrastination à bannir

    Procrastiner est le fait de remettre au lendemain ce que l’on peut faire le jour même. Et malheureusement nous croisons cela trop régulièrement. Cela s’accompagne souvent du même refrain « je n’ai pas le temps », ou « je suis débordé, je ferai cela demain ».

    Nous aidons régulièrement certains chefs d’entreprises lors de missions de coaching en organisation personnelle ou d’équipe. Certes une remise en cause de ses habitudes est parfois nécessaire, mais l’enjeu est tout de même d’être plus productif au final. Le jeu en vaut la chandelle.

    Nous croisons également quelques dirigeants parfois suffisants ou laxistes dans leur démarche. Inutile de préciser que pour ceux-là, nous ne pouvons pas faire grand-chose. D’ailleurs, ils sont bien souvent incapables de se remettre en question. Donc si vous vous sentez concerné, agissez ou au contraire ne changez rien !!

    2 – Chiffrer, Budgéter et planifier ses actions

    Quand on évoque la rentabilité d’une entreprise, il est difficile de contourner la notion de prévisionnel ou de business plan. Cette notion nous semble à ce stade également incontournable.

    Prévisionnel et business plan

    Quelle que soit l’activité, un prévisionnel doit être mis en place et doit également être amené à évoluer dans le temps. Certes il sera plus difficile de faire bouger les choses dans une grande entreprise, mais il est indispensable de pouvoir garder une certaine flexibilité et de pouvoir piloter au plus juste. Un budget prévisionnel doit ainsi pouvoir évoluer dans l’année en cours selon l’évolution de l’entreprise.

    Planification des actions à 6 mois

    Il est également important de pouvoir planifier ses actions afin de donner une ligne directrice à sa stratégie, pour atteindre ses objectifs. D’un point de vue managérial, cela permet également de fixer des points de repère à son équipe, et ainsi mobiliser tout le monde vers un objectif commun.

    Mise en place de tableaux de bord

    Afin de pouvoir piloter au mieux sa stratégie la création de tableaux de bord est indispensable pour Mesurer, Arbitrer et Décider (MAD).

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    3 – Sortir de sa zone de confort et savoir prendre des risques

    Le développement d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. Une entreprise qui progresse est une entreprise qui tente, qui cherche à innover. Un entrepreneur qui réussit tout, tout le temps, cela n’existe pas. Il faut donc inventer, innover, tenter, sortir de sa zone de confort. Il ne faut pas se contenter de son produit ou de son service déjà maîtrisé depuis 20 ans, mais plutôt oser découvrir et proposer des idées novatrices. Se tromper fait partie de l’apprentissage du dirigeant. Se diversifier est un gage de pérennité.

    4 – Structurer son organisation interne

    Comment structurer son organisation interne, ou comment faire grandir son organisation au même rythme que celui de son entreprise ? Telle est la question posée. Encore une fois, tout dépend de la taille de votre structure et du personnel dont vous disposez.

    Il existe aujourd’hui différents outils de gestion (CRM, ERP). Si vous démarrez tout seul, vous commencerez en limitant les frais et vous vous contenterez de simples tableaux gérés sur Excel.

    Dès que l’entreprise commencera à grossir, il sera nécessaire d’unifier les process de travail et de centraliser l’information. A ce stade, l’utilisation d’un logiciel de gestion comme un CRM ou un ERP vous sera d’une grande aide.

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    5 – Utiliser les nouveaux médias (sites web, marketing en ligne)

    Utiliser les nouveaux médias est aujourd’hui incontournable. C’est une notion assez large que nous pourrions développer sur beaucoup d’aspects. Arrêtons-nous sur la nécessité d’avoir aujourd’hui une vitrine sur internet (site web), et d’utiliser de nouvelles techniques de marketing digital.

    Un site web professionnel …. Une nécessité

    Avoir un site web professionnel est aujourd’hui une nécessité. Pour vos prospects qui entendent parler de vous, leur premier réflexe sera d’aller sur internet pour consulter votre vitrine en ligne et savoir qui vous êtes.

    Un site internet vous permettra également de trouver de nouveaux clients sur internet, grâce à un bon référencement naturel optimisé sur des termes importants et ciblés à votre activité.

    Marketing digital à gogo …

    Il existe une myriade d’outils digitaux qui permettent de développer votre marketing digital. Que vos objectifs soient la performance par l’acquisition de leads qualifiés ou la notoriété, il existe de nombreux outils qui permettent de booster vos performances en ligne.

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    6 – Prendre des décisions et ne pas retarder le passage à l’action

    La prise de décision fait partie des actions que doit réaliser tout chef d’entreprise. Nous croisons régulièrement des professionnels qui laissent trainer des situations qui mériteraient une prise de décision rapide, et qui ne sachant pas quoi faire ne font rien (voire pire bloquent une action en cours). Cette non décision peut être catastrophique en termes d’image (auprès des clients, comme des salariés) et très néfaste au développement d’une entreprise.

    La non prise de décision retardera l’action. Mieux vaut faire et se tromper que de ne rien faire.

    7 – Anticiper et rythmer son activité

    Rythmer son activité et s’imposer des deadlines à respecter est capital. Cela rejoint le point précédemment évoqué sur la gestion des tâches et des priorités. Mais allons plus loin dans le raisonnement. L’idée est vraiment d’être proactif par rapport à une situation donnée. Anticiper et montrer sa réactivité à ses contacts et ses partenaires est un gage de confiance. Un professionnel toujours en retard impliquera nécessairement un discrédit de la part de ses partenaires, prospects et clients (manque de fiabilité). Cela sera potentiellement interprété comme du laxisme.

    Vis-à-vis de vos salariés, il est également primordial d’être irréprochable. Comment pourriez-vous reprocher cela à votre personnel alors que vous ne vous l’appliquez pas à vous-même. Le chef d’entreprise ou le manager doit être exemplaire.

    8 – Mettre en place des actions de réseautage

    Créer un réseau professionnel est à la fois long et indispensable. Il n’est pas toujours simple pour un professionnel de participer à des réunions d’entrepreneurs. Beaucoup doivent réaliser un effort contre nature. Mais cela est incontournable. Il existe aujourd’hui beaucoup de réseaux d’entreprises (locaux, thématiques, etc …), tels que BNI, CCI, Dynabuy, et autres clubs d’entrepreneurs. Tisser ensuite son réseau sur les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin est une bonne idée.

    Nous vous conseillons vraiment de participer à ces réseaux qui ne vous apporteront pas des clients tout de suite, mais qui favoriseront le bouche à oreille, et vous permettront d’acquérir de nouveaux clients à terme.

    9 – Savoir déléguer auprès de son équipe

    Le chef d’entreprise doit savoir déléguer. Voici une phrase toute faite qui paraît évidente mais qui ne l’est pas autant que cela sur le terrain.

    Le dirigeant d’entreprise ne peut pas tout faire. Il est important de penser à déléguer et former les collaborateurs (même pour des tâches qui vous tiennent à cœur).

    La deuxième étape de la délégation est de mettre en place des actions de contrôle avec ses collaborateurs. Un chef d’entreprise doit être un bon généraliste, et faire appel à des spécialistes si nécessaire. Il ne peut pas tout faire, et doit garder une vision générale de son entreprise afin de pouvoir définir les bonnes trajectoires de développement.

    10 – Analyse et mesure des résultats

    Mesurer l’impact des actions réalisées est une étape incontournable qui doit être mise en place dans tous les domaines. Quand on parle de mesure des résultats, on a tendance à penser aux résultats quantitatifs, mais il est important de pouvoir évaluer également le qualitatif.

    Exemple d’analyse quantitative

    L’analyse quantitative portera sur des données relatives aux chiffres. Exemple : L’entreprise a investi 2000 € en publicité. Combien avons-nous eu de contacts ? Combien avons-nous gagné de clients ? Devons-nous reconduire l’opération ?

    Exemple d’analyse qualitative

    L’analyse qualitative reposera sur une analyse non chiffrée. Exemple : Une réorganisation interne permet-elle de progresser dans les échanges d’information ? Le personnel en a-t-il conscience ? La productivité de chacun est-elle impactée ? La satisfaction des clients est-elle meilleure ? Y-a-t-il d’autres mesures à mener ?

    Voici une liste de 10 points de vigilance ou conseils dédiés aux créateurs ou dirigeants d’entreprise non exhaustifs à respecter ou à mettre en œuvre au sein de votre structure. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez être accompagné dans l’optimisation de votre organisation ou le développement de votre structure.

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Jérôme CHERQUI

Consultant en Organisation et en Stratégie chez POM Solutions
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