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Comment mettre en place du télétravail efficace au sein de son équipe ?

La situation de crise mondiale liée à l’épidémie du COVID-19 a conduit le gouvernement français à mettre des mesures inédites en place dont l’interdiction des déplacements « inutiles ». De nombreuses entreprises ont ainsi dû, quand cela est possible, mettre en place du télétravail. Ce nouveau mode de travail est parfois quelque chose de totalement nouveau dans ces structures. Comment mettre en place du télétravail efficace et maintenir le lien social entre les salariés ? Nous vous donnons quelques outils utiles et gratuits pour travailler à distance ensemble.

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1) Slack : messagerie instantanée organisée

L’outil Slack est une application de messagerie instantanée pour les entreprises. L’avantage est que l’on peut discuter avec chaque membre de son équipe depuis la même interface et surtout organiser des conversations par équipe en fonction des projets, des pôles… On appelle cela des « chaînes ».

On peut par exemple avoir une chaîne « marketing », une chaîne « administratif », une autre « commercial » ou alors segmenter par projet client en cours.

Synchronisation avec d’autres outils : slack permet de faire le lien avec des services externes comme Google Drive, Trello, Google Calendar. C’est une plateforme qui centralise différents outils collaboratifs. Très utile pour ne pas avoir 36 onglets ouverts tout en suivant ses projets, ses RDV, ses discussions… en 1 clic.

Un autre intérêt de Slack est qu’il évite de surcharger les boîtes mail en envoyant une dizaine de mails différents. De plus, on communique de façon beaucoup plus instantanée que par mail.  

2) Trello : outil de gestion de projet collaboratif

Comment ne pas citer Trello. Au sein du cabinet, nous travaillons avec cet outil depuis un moment, même sans le contexte du travail à distance. Il s’agit de l’outil de gestion de projet par excellence. Cette application collaborative vous permet de gérer vos projets et vos tâches en équipe de façon ludique, visuelle et collaborative. Cela fonctionne par « tableaux » et par « cartes ». On peut par exemple avoir un tableau « Contenu blog » et différentes cartes par « thème » du type « organisation », « management », « digitalisation »…

Il est possible d’affecter des ressources aux tâches, des deadlines, des étiquettes, des checklists, des commentaires…Bref un outil de gestion parfait qui permet de suivre l’avancer de ses projets au jour le jour et de fluidifier leur déroulé.

Trello peut être l’outil de prédilection dans le cadre des gestions de projets sous les méthodes agiles.*

*Ces méthodes sont des méthodes de gestion de projets informatiques qui favorisent le dialogue et les actions entre tous les intervenants, y compris le client. Justement, les besoins du client sont prioritaires et ce mode de gestion permet de proposer un livrable le plus rapidement possible.

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3) Google Drive : accès et partage de documents en ligne

Google Drive permet de partager et de donner accès à des dossiers en ligne. Pour cela, seule prérogative : avoir un compte Google. L’outil est également utile pour travailler à plusieurs sur un fichier « Word » ou « Excel », en même temps ou pour préparer une réunion. Lorsque l’on utilise Powerpoint en local, le fichier ne peut être utilisé que par un seul utilisateur (tout comme pour Word et Excel d’ailleurs). En ce sens, le fait de pouvoir ouvrir le document à plusieurs collaborateurs permet de gagner du temps en permettant à chacun de travailler sur ses slides de présentation.

4) ZOOM : pour des réunions d’équipe

Zoom est un outil de visioconférence et audioconférence utile pour faire des réunions à distance avec son équipe et maintenir le lien social entre les collaborateurs. On peut également réaliser des partages d’écrans et communiquer par écrit en plus de la visioconférence. Cela peut être utile pour noter les points importants de la réunion ou les directives à retenir.

A savoir : dans la version gratuite, on est limité à 40 mn de réunion lorsqu’il y a, au moins 3 participants.

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5) Wetransfer : pour le transfert de fichiers

Wetransfer permet d’envoyer des fichiers volumineux qui ne passent pas par email. On peut envoyer plusieurs fichiers à plusieurs personnes. Les destinataires disposent de 7 jours pour télécharger les fichiers. Au-delà, le lien de téléchargement est désactivé.

Il existe une multitude d’outils collaboratifs, en voici quelques-uns qui vous seront, nous l’espérons, utiles pour mettre en place au mieux le télétravail pour votre activité. Tous les outils précédemment cités sont « multi devices » et donc adaptés à une utilisation sur ordinateur, tablette ou mobile.

Pour choisir les outils qui vous seront opportuns, il faut bien sûr arbitrer en fonction de vos besoins, du nombre de collaborateurs impliqués et de la facilité de prise en main des outils. Concernant ce point, tous les outils mentionnés dans cet article sont intuitifs et facile d’accès. Toutefois, si vous avez besoin d’être conseillé(e)s où formé(e)s à leur utilisation, n’hésitez-pas à demander un accompagnement à nos équipes pour la mise en place de vos outils collaboratifs.

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